Menu

Wednesday, June 09, 2010

Mengelola E-mail Secara Efektif Dengan Menggunakan MS.Outlook : TIK Perpustakaan

Oleh Ahmad Saefudin S. (Staf Perpustakaan Puslit Bioteknologi LIPI)


Pendahuluan Komunikasi adalah suatu kegiatan yang sangat penting dilakukan oleh siapa pun baik perorangan atau pun organisasi. Didalam komunikasi pihak ke satu menyampaikan pesan ke pihak kedua dengan menggunakan media perantara begitu pun sebaliknya. Media yang dipergunakan pun berbagai macam mulai menggunakan udara didalam komunikasi langsung berhadapan atau pun dengan media cetak atau sarana elektronik. Pada saat ini media yang cukup banyak dan cepat untuk berkomunikasi adalah menggunakan teknologi surat elektronik “e-mail”. Dengan menggunakan email kita dapat berkomunikasi mengirim pesan sampai pelosok di negara belahan lain yang terjaring dengan jaringan internet dalam waktu yang singkat.

Dengan menggunakan email kita dapat mengirimkan berbagai jenis pesan , mulai dari pesan teks, file komputer atau file multimedia lainnya. Saat ini sudah banyak tersedia penyedia layanan e-mail, baik yang berbayar atau yang bersifat gratis. Fitur dari layanan pun beragam, mulai dari besar kapasitas penyimpanan e-mail, atau fasilitas e-mail lainnya, seperti jenis akses e-mail. Saat ini untuk mengakses e-mail, penyedia layanan atau provider umumnya menyediakan layanan akses e-mail berbasis aplikasi web, contohnya seperti mail.yahoo.com, www.hotmail.com, mail.telkom.net, dan masih banyak lagi. Di samping aplikasi e-mail berbasis web, ada juga layanan untuk aplikasi e-mail untuk computer client atau pengguna, serta aplikasi untu gadget handphone atau blackberry.

Aplikasi E-mail Client MS.Outlook Di antara aplikasi e-mail client yang digunakan, MS.Outlook merupakan e-mail client yang cukup popular di kalangan pengguna, khususnya para pengguna di kantor atau perusahaan termasuk di perpustakaan. Di perpustakaan sebagai pusat layanan informasi, penggunaan e-mail untuk berkomunikasi sangatlah penting. Untuk mengefektifkan penggunaan e-mail di dalam pelayanan, aplikasi e-mail client dapat memberi kemudahan bahkan dapat menekan biaya penggunaan internet, karena e-mail dapat di unduh atau di download sehingga dapat di baca offline tanpa harus terkoneksi terus dengan jaringan internet (khususnya bagi pengguna koneksi internet terbatas berbasis jaringan telepon). Disamping kemampuan untuk mendownload e-mail, aplikasi e-mail client biasanya juga di lengkapi aplikasi tambahan seperti buku daftar kontak, calendar kegiatan, daftar kerja, catatan atau memo, dan alarm peringatan, dimana semua fitur tambahan tadi dapat di pergunakan untuk semangkin mengefektifkan kerja serta komunikasi perpustakaan.

Fitur aplikasi Microsoft Outlook E-mail :
  • Inbox (folder e-mail masuk)
  • Outbox (folder salinan e-mail keluar) ·
  • Draft (folder draft e-mail) ·
  • Junk (folder e-mail tidak berguna) ·Sent (folder email yang sudah dikirim) ·
  • RSS (folder agregat link berita terpilih) ·
  • Internet Fax


Tampilan Aplikasi MS.Outlook

2. Kalendar

Kalendar di pergunakan untuk mencatat dan mengorganisasi waktu kegiatan yang akan, sedang dan sudah di jalankan.Didalam fitur kalendar terdapat fasilitas :
  • Mencatat daftar kegiatan : menurut jam (24 jam), hari, minggu, bulanan
  • Membuat pengingat dengan alarm untuk waktu kegiatan
  • Jadwal kegiatan
  • Jadwal pertemuan
  • Jadwal rapat
  • Sharing jadwal
  • Daftar anggota yang di undang sekaligus mengirim undangan pertemuan atau rapat untuk anggota yang terdaftar.

Tampilan kalendar MS.Outlook

3. Daftar kontak

Di dalam daftar kontak, terdapat data isian yang cukup lengkap yang menggambarkan profil dari kontak person atau organisasi. Mulai dari nama, foto, alamat rumah dan kantor,nomor telepon pribadi dan kantor, email serta data yang terkait lainnya. Serta fasilitas untuk menelepon kontak yang dapat di pergunakan perpustakaan untuk menghubungi kontak person atau organisasi secara langsung melalui fasilitas telepon menggunakan komputer.

Tampilan menu isian daftar kontak.

4. Daftar
Tugas atau Kerja Digunakan untuk mengelola daftar pekerjaan atau tugas sekaligus pengingat atau reminder. Fasilitas ini pun terkait dengan fasilitas MS. Outlook lainnya.

Tampilan Menu Isian Daftar Kerja atau Tugas

5. Note atau catatan

Fasilitas untuk menulis catatn kecil mirip dengan fungsi kertas catatan “post it”. Note akan tampil di desktop sebagai catatan kecil pengingat. Note akan tampil di desktop saat aplikasi MS. Outlook di jalankan.

Tampilan Note dari aplikasi MS.Outlook di desktop komputer

Konfigurasi Akun E-mail di MS. Outlook

Aplikasi MS.Outlook mendukung layanan e-mail yang didownload untuk digunakan secara offline dengan menggunakan Server Microsoft Exchange, POP3, IMAP dan HTTP. Menseting konfigurasi akun e-mail di MS.Outlook dapat dilakukan secara automatis, hanya dengan menuliskan Nama, alamat e-mail dan password.Akun e-mail akan di simpan didalam profil, kita dapat menggunakan satu profil atau banyak profil sesuai dengan kebutuhan. Profil biasanya akan di buat saat pertama kali menjalankan MS. Outlook atau kita dapat membuatnya melalui control panel ->pilih e-mail (biasanya dibawah kategori user account and family safety).->pilih show profile ->pilih add.(selanjutnya kita harus mengisi akun email untuk profil tersebut).

Menambah akun e-mail secara manual Pilih tools pada MS.Outlook
  1. Pilih Accouts setting
  2. Pilih profil (jika profil lebih dari satu) atau pilih new pada tab e-mail
  3. Pilih next untuk pilihan Microsoft exchange, POP3, IMAP dan HTTP
  4. Cek list pada check box Manually configure server settings or additional server types
  5. Pilih next lalu isi nama, email, Account tipe, Incoming email server (POP3), Outgoing email server (SMTP),user name dan passwordPilih more seting lalu pilih -> advance -> pilih leave a copy messages on the server, lalu pilih remove from server when deleted on “Deleted item” ->pilih OK
  6. Lalu pilih next dan pilih finish setelah selesai.

Tampilan halaman konfigurasi akun e-mail

Untuk mulai menggunakannya kita dapat langsung membuat e-mail baru untuk dikirim atau mengklik tombol send/receive untuk mengambil dan mengirim e-mail adri server. Dengan menggunakan aplikasi MS.Outlook oleh perpustakaan dapat mengefektifkan komunikasi serta mengorganisasi waktu kegiatan pengelolaan dan pelayanan perpustakaan. Untuk diketahui. Beberapa provider populer yang menyediakan layanan e-mail gratis yang dapat di download menggunakan e-mail client yaitu :
  • Telkom.net (mail.telkom.net untuk layanan POP3)
  • Google mail (mail.google.com untuk layanan POP3 )
  • Hotmail (www.hotmail.com untuk layanan HTTP atau IMAP)
  • MSN (www.msn.com untuk layanan HTTP atau IMAP)

No comments: