Mengelola E-mail Secara Efektif Dengan Menggunakan MS.Outlook : TIK Perpustakaan

Oleh Ahmad Saefudin S. (Staf Perpustakaan Puslit Bioteknologi LIPI)

Pendahuluan Komunikasi adalah suatu kegiatan yang sangat penting dilakukan oleh siapa pun baik perorangan atau pun organisasi. Didalam komunikasi pihak ke satu menyampaikan pesan ke pihak kedua dengan menggunakan media perantara begitu pun sebaliknya. Media yang dipergunakan pun berbagai macam mulai menggunakan udara didalam komunikasi langsung berhadapan atau pun dengan media cetak atau sarana elektronik. Pada saat ini media yang cukup banyak dan cepat untuk berkomunikasi adalah menggunakan teknologi surat elektronik “e-mail”. Dengan menggunakan email kita dapat berkomunikasi mengirim pesan sampai pelosok di negara belahan lain yang terjaring dengan jaringan internet dalam waktu yang singkat.

Dengan menggunakan email kita dapat mengirimkan berbagai jenis pesan , mulai dari pesan teks, file komputer atau file multimedia lainnya. Saat ini sudah banyak tersedia penyedia layanan e-mail, baik yang berbayar atau yang bersifat gratis. Fitur dari layanan pun beragam, mulai dari besar kapasitas penyimpanan e-mail, atau fasilitas e-mail lainnya, seperti jenis akses e-mail. Saat ini untuk mengakses e-mail, penyedia layanan atau provider umumnya menyediakan layanan akses e-mail berbasis aplikasi web, contohnya seperti mail.yahoo.com, www.hotmail.com, mail.telkom.net, dan masih banyak lagi. Di samping aplikasi e-mail berbasis web, ada juga layanan untuk aplikasi e-mail untuk computer client atau pengguna, serta aplikasi untu gadget handphone atau blackberry.

Aplikasi E-mail Client MS.Outlook Di antara aplikasi e-mail client yang digunakan, MS.Outlook merupakan e-mail client yang cukup popular di kalangan pengguna, khususnya para pengguna di kantor atau perusahaan termasuk di perpustakaan. Di perpustakaan sebagai pusat layanan informasi, penggunaan e-mail untuk berkomunikasi sangatlah penting. Untuk mengefektifkan penggunaan e-mail di dalam pelayanan, aplikasi e-mail client dapat memberi kemudahan bahkan dapat menekan biaya penggunaan internet, karena e-mail dapat di unduh atau di download sehingga dapat di baca offline tanpa harus terkoneksi terus dengan jaringan internet (khususnya bagi pengguna koneksi internet terbatas berbasis jaringan telepon). Disamping kemampuan untuk mendownload e-mail, aplikasi e-mail client biasanya juga di lengkapi aplikasi tambahan seperti buku daftar kontak, calendar kegiatan, daftar kerja, catatan atau memo, dan alarm peringatan, dimana semua fitur tambahan tadi dapat di pergunakan untuk semangkin mengefektifkan kerja serta komunikasi perpustakaan.

Fitur aplikasi Microsoft Outlook E-mail :

• Inbox (folder e-mail masuk)
• Outbox (folder salinan e-mail keluar) ·
• Draft (folder draft e-mail) ·
• Junk (folder e-mail tidak berguna) ·Sent (folder email yang sudah dikirim) ·
• RSS (folder agregat link berita terpilih) ·
• Internet Fax

Tampilan Aplikasi MS.Outlook

2. Kalendar

Kalendar di pergunakan untuk mencatat dan mengorganisasi waktu kegiatan yang akan, sedang dan sudah di jalankan.Didalam fitur kalendar terdapat fasilitas :

• Mencatat daftar kegiatan : menurut jam (24 jam), hari, minggu, bulanan
• Membuat pengingat dengan alarm untuk waktu kegiatan
• Jadwal kegiatan
• Jadwal pertemuan
• Jadwal rapat
• Sharing jadwal
• Daftar anggota yang di undang sekaligus mengirim undangan pertemuan atau rapat untuk anggota yang terdaftar.

Tampilan kalendar MS.Outlook

3. Daftar kontak

Di dalam daftar kontak, terdapat data isian yang cukup lengkap yang menggambarkan profil dari kontak person atau organisasi. Mulai dari nama, foto, alamat rumah dan kantor,nomor telepon pribadi dan kantor, email serta data yang terkait lainnya. Serta fasilitas untuk menelepon kontak yang dapat di pergunakan perpustakaan untuk menghubungi kontak person atau organisasi secara langsung melalui fasilitas telepon menggunakan komputer.

Tampilan menu isian daftar kontak.

4. Daftar
Tugas atau Kerja Digunakan untuk mengelola daftar pekerjaan atau tugas sekaligus pengingat atau reminder. Fasilitas ini pun terkait dengan fasilitas MS. Outlook lainnya.

Tampilan Menu Isian Daftar Kerja atau Tugas

5. Note atau catatan

Fasilitas untuk menulis catatn kecil mirip dengan fungsi kertas catatan “post it”. Note akan tampil di desktop sebagai catatan kecil pengingat. Note akan tampil di desktop saat aplikasi MS. Outlook di jalankan.

Tampilan Note dari aplikasi MS.Outlook di desktop komputer

Konfigurasi Akun E-mail di MS. Outlook

Aplikasi MS.Outlook mendukung layanan e-mail yang didownload untuk digunakan secara offline dengan menggunakan Server Microsoft Exchange, POP3, IMAP dan HTTP. Menseting konfigurasi akun e-mail di MS.Outlook dapat dilakukan secara automatis, hanya dengan menuliskan Nama, alamat e-mail dan password.Akun e-mail akan di simpan didalam profil, kita dapat menggunakan satu profil atau banyak profil sesuai dengan kebutuhan. Profil biasanya akan di buat saat pertama kali menjalankan MS. Outlook atau kita dapat membuatnya melalui control panel ->pilih e-mail (biasanya dibawah kategori user account and family safety).->pilih show profile ->pilih add.(selanjutnya kita harus mengisi akun email untuk profil tersebut).

Menambah akun e-mail secara manual Pilih tools pada MS.Outlook

1. Pilih Accouts setting
2. Pilih profil (jika profil lebih dari satu) atau pilih new pada tab e-mail
3. Pilih next untuk pilihan Microsoft exchange, POP3, IMAP dan HTTP
4. Cek list pada check box Manually configure server settings or additional server types
5. Pilih next lalu isi nama, email, Account tipe, Incoming email server (POP3), Outgoing email server (SMTP),user name dan passwordPilih more seting lalu pilih -> advance -> pilih leave a copy messages on the server, lalu pilih remove from server when deleted on “Deleted item” ->pilih OK
6. Lalu pilih next dan pilih finish setelah selesai.
   

Tampilan halaman konfigurasi akun e-mail

Untuk mulai menggunakannya kita dapat langsung membuat e-mail baru untuk dikirim atau mengklik tombol send/receive untuk mengambil dan mengirim e-mail adri server. Dengan menggunakan aplikasi MS.Outlook oleh perpustakaan dapat mengefektifkan komunikasi serta mengorganisasi waktu kegiatan pengelolaan dan pelayanan perpustakaan. Untuk diketahui. Beberapa provider populer yang menyediakan layanan e-mail gratis yang dapat di download menggunakan e-mail client yaitu :

• Telkom.net (mail.telkom.net untuk layanan POP3)
• Google mail (mail.google.com untuk layanan POP3 )
• Hotmail (www.hotmail.com untuk layanan HTTP atau IMAP)
• MSN (www.msn.com untuk layanan HTTP atau IMAP)

• 
  

Akankah Aplikasi Windows ISIS (WinIsis) Tergantikan?

Oleh Ahmad Saefudin S. (Staf Perpustakaan Puslit Bioteknologi LIPI)

Pendahuluan

Perkembangan aplikasi automasi perpustakaan saat ini berkembang dengan begitu pesatnya. Banyak aplikasi-aplikasi baru yang bermunculan, mulai dari aplikasi yang bersifat komersil atau berbayar samapai aplikasi yang bersiifat gratis dan terbuka atau lebih dikenal opensource. Aplikasi – aplikasi ini menawarkan berbagai fitur yang mengakomodasi kebutuhan pengelolaan perpustakaan. Mulai dari perpustakaan pribadi sampai perpustakaan yang besar seperti perpustakaan akademi atau perpustakaan daerah.

Awal penggunaan aplikasi automasi perpustakaan di Indonesia, aplikasi CDS/ISIS merupakan aplikasi temu kembali informasi dari UNESCO cukup banyak di gunakan. Mulai dari versi DOS sampai versi terakhir yaitu versi Windows. Aplikasi ini memang banyak di minati perpustakaan di Indonesia dikarenakan selain bersifat gratis atau freeware, aplikasi ini memiliki kemampuan menelusur informasi pada database yang besar sampai 16 juta record dalam waktu yang cukup cepat dengan menggunakan komputer dengan spesifikasi hardware atau spesifikasi komponen komputer yang tidak terlampau tinggi. Dan tentunya hal ini sangat cocok untuk di pergunakan di perpustakaan di Indonesia yang dikenal tidak memiliki dana yang besar untuk pengembangan.

Mungkin kah Aplikasi WinIsis Tergantikan?

Disaat banyak perpustakaan mulai melakukan automasi perpustakaan secara terintegrasi dan bukan hanya sebagai sarana temu kembali akan tetapi sebagai alat mempercepat pelayanan perpustakaan seperti untuk pelayanan sirkulasi, merapikan statistik pelaporan perpustakaan dan lainnya. Aplikasi WinIsis dengan segala versi pengembangannya mulai tergeser, bahkan banyak perpustakaan yang sudah menganggap aplikasi ini sudah kuno dan sudah tidak bisa mengikuti kebutuhan perpustakaan serta perkembangan teknologi informasi.

Pernyataan itu ada benarnya, pada kenyataannya aplikasi WinIsis sampai saat ini belum ada berita pengembangan ke depan, ada beberapa pengembangan aplikasi terkait WinIsis tetapi bukan pengembangan yang signifikan dari WinIsis tetapi aplikasi lain yang dapat menggunakan database WinIsis seperti aplikasi ABCD. Akan tetapi disisi lain kemampuan yang khas dari aplikasi WinIsis di dalam mengolah data teks, menjadi produk-produk dokumentasi informasi yang khas belum ada yang bisa menandingi dari segi ke fleksibelan. Sebab aplikasi-aplikasi lain umumnya field sudah ada dan siap di isis data teks, sedangkan WinIsis , banyak field untuk data teks bisa dibuat sesuai kebutuhan begitu pula format tampilannya, seperti untuk katalog induk buku, katalog induk lukisan, katalog induk koleksi museum, dan lainnya.

Kemampuan membuat dokumentasi index dari data teks harus di akui belum ada yang bisa menggantikannya oleh aplikasi freeware lainnya. Sehingga dengan kata lain, untuk keperluan tertentu yang membutuhkan pengolahan data teks untuk memproduksi suatu produk informasi, aplikasi WinIsis masih diperlukan. Dan untuk saat ini, WinIsis masih merupakan solusi yang murah untuk digunakan memproduksi bebagai produk informasi tercetak khas perpustakaan, pusat informasi dan dokumentasi.

===***===

Aplikasi Athenaum untuk Pengelolaan Koleksi Perpustakaan :Kajian Software.

Oleh Ahmad Saefudin S. (Puslit Bioteknologi LIPI)

Pendahuluan

Perpustakaan adalah suatu tempat atu ruangan dari sebuah gedung atau gedung itu sendiri yang di gunakan untuk menyimpan koleksi informasi baik tercetak maupun dijital untuk dibaca oleh pengguna dan bukan untuk di perjual belikan. Fasilitas perpustakaan saat ini bisa dijumpai hampir di setiap instansi, sekolah, organisasi bahkan di tempat wisata pun sekarang beberapa diantaranya sudah memiliki yang di peruntukan bagi para wisatawan yang ingin menggali informasi lebih akan tempat wisata yang mereka kunjungi. Dan sekarang mungkin bisa dikatakan perpustakaan merupakan fasilitas yang wajib dimiliki oleh setiap lembaga atau kantor bahkan oleh pribadi yang cinta akan ilmu pengetahuan (kalangan intelektual atau yang berpendidikan).

Dengan semakin berkembangnya koleksi perpustakaan yang ada, tentunya diperlukan suatu pengelolaan yang profesional. Saat ini tenaga profesional pengelola perpustakaan cukup banyak yang berlatar belakang pendidikan ilmu perpustakaan baik, melalui studi di bangku kuliah atau pun melalui kursus menjadi pustakawan. Di samping sumber daya manusia yang mengelola tentunya di perlukan juga perangkat lunak yang dapat membantu dan meringankan tugas pustakawan di dalam mengelola koleksi dan melayani pengguna perpustkaan.

Aplikasi Athenaum

Saat ini cukup banyak perangkat lunak yang bisa digunakan oleh pustakawan untuk mengelola koleksi perpustakaan, salah satunya adalah aplikasi Athenaum. Aplikasi ini di kembangkan oleh sebuah perusahaan yang bernama Sumware Consulting. Athenaum dirancang dalam dua versi, yaitu Athenaum Pro atau versi kormesil dan Athenaum Light atau versi gratis (freeware). Untuk versi freeware atau Athenaum Light cukup banyak digunakan di sekolah-sekolah atau perpustakaan lembaga serta pribadi.

Fasilitas Athenaum Light meski bersifat freeware atau gratis akan tetapi sudah cukup untuk di gunakan oleh perpustakaan didalam mengelola koleksi perpustakaan serta melayani pemimjaman oleh anggota. Aplikasi Athenaum ini di kembangkan kembali oleh Kalangan Pustakawan yang tergabung dalam Komunitas Athenaum Light Indonesia (KALI) dengan versi terakhirnya yaitu Athenaum 8.5 yang bisa di download di blog komunitas KALI di http://kali-indonesia.blogspot.com/ . Selain bisa mengunduh di blog ini pun para pengguna bisa saling berdiskusi dengan para ahli pengembangan aplikasi Athenaum 8.5 yang tergabung di dalam KALI.

Fitur Athenaum 8.5

Fitur Athenaum 8.5 yang dikembangkan oleh para developer KALI, yaitu :

• Pangkalan data buku / dokumen lain,
• Menu peminjaman,
• Menu pengembalian,
• Menu laporan,
• Pembuatan label buku,
• Barcode,
• Statistik
• Stock opname.

Selain fitur tersebut, satu hal lain yang menjadi daya tarik tersendiri buat Athenaeum yang di kembangkan KALI yaitu aplikasinya dikemas secara freescript, artinya kode atau formula di dalamnya tidak ditutup oleh pembuatnya, sehingga memungkin untuk di kembagkan lagi oleh developer lainnya sesuai kebutuhan. Athenaum sendiri dibangun dan kembangkan menggunakan aplikasi FILEMAKER.

Menggunakan Athenaum 8.5

1. Downlod aplikasi tersebut pada http://www.4shared.com/file/35435567/a857920b/Athe85.html .
2. Ekstrak aplikasi tersebut pada folder yang kita inginkan.
3. Jalankan aplikasi dengan mendouble klik file Athe8.5v1.exe
4. Masukan password user untuk OPAC atau merdeka untuk administrator [kolom user di kosongkan].

Untuk OPAC akan tampil halaman utamanya seperti berikut (versi GUI contoh) :

Gambar Tampilan Untuk OPAC User

Tampilan halaman penelusuran pada OPAC

Gambar Hasil Penelusuran OPAC

Gambar Tampilan Daftar Katalog Koleksi

Gambar Detil Katalog Hasil Penelusuran

Menu Administrator

Untuk masuk sebagai administrator saat pertama kita menjalankan aplikasi Athenaum, kita harus memasukan password : merdeka tanpa mengisi account , maka akan muncul tampilan sebagai berikut :

Gambar Tampilan Muka saat login Administrator.

Pada tampilan ini kita akan menemukan beberapa menu, untuk menu header yaitu :

• Peminjaman
• Pengembalian
• Anggota
• Sirkulasi
• Administrasi

Untuk menu samping:

• Informasi
• Pencarian
• Katalog
• DDC abridged
• Web Life
• Artikel
• Laporan
• Keluar

Tampilan daftar katalog

Gambar daftar katalog

Tampilan detil katalog

Menambah data atau record dengan mengklik menu record dan new record dengan

Kemudian kita pilih item lalu pilih isi data.

Begitu juga mengedit, dari daftar katalog dibuka record yang kita cari lalu pilih isi data,

Begitu juga dengan proses sirkulasi, kita bisa menggunakan keyboard atau barcode reader sebagai alat inputnya, yang tentunya akan memudahkan petugas dalam melayani.

Kesimpulan

Dengan cukup lengkapnya fasilitas yang dimiliki aplikasi Athenaum 8.5v1, sudah dapat digunakan untuk mengelola koleksi dan layanan peminjaman perpustakaan dengan baik. Namun meski program ini cukup lengkap , seperti hal pada umumnya untuk aplikasi versi freeware tentu cukup banyak kekurangan di banding versi komersial, sehingga di sarankan jika akan menggunakan aplikasi versi gratis ini, sebaiknya di gunakan untuk perpustakaan yang tidak begitu besar dan aktif, karena jika ada masalah yang penting dan butuh penyelesaian cepat akan cukup sulit bagi pustakawan memberikan solusi yang tepat dan cepat. Aplikasi ini cocok digunakan di perpustakaan kecil seperti perpustakaan pribadi, sekolah atau organisasi kecil.

Daftar referensi

1. Athenaeum 6.0 untuk komputer Jadoel . http://kali-indonesia.blogspot.com di akses 10 mei 2010

2. Apresiasi untuk: AT8.5 (Modifikasi ) . http://kali-indonesia.blogspot.com di akses 8 mei 2010

3. Panduan Athenaum Light 8.5 . http://perpustakaan.lpmp-kalbar.net/koleksi%20elektronik/bahan%20ajar/digilib2007/panduan%20AT85.pdf diakses 8 mei 2010